Artikel med 5 tips

Många av Sveriges små och medelstora företag upplever att deras utveckling hämmas av att de har för många system som inte arbetar tillsammans. Här delar vi med oss av tips som hjälper dig att minimera antalet system, få bättre kontroll och fokusera på att öka lönsamheten!

För många system orsakar problem

Företag som säljer varor och tjänster till andra företag arbetar ofta i fler olika system för att leverera och hålla kontroll på sina projekt, vilket innebär att effektiviteten och lönsamheten blir lidande. Ofta har man ett CRM-system som hanterar kunddata, ett offertsystem, ett projektsystem, ett analyssystem, ett kundvårdsystem och ett tidsregistreringsystem – och ofta är dessa system inte alls integrerade med varandra.

Det tycker vi är alldeles för många system. Därför har vi samlat detta i ett system – Project Office.

Har du koll på din kunddata – företagets guld?

Att ha full kontroll och ordning och reda på sin kunddata är en allt viktigare del i ett företags utveckling. Oavsett om man är ett litet och nystartat eller ett stort och etablerat företag är det viktigt att alla i företaget förstår hur viktigt det är att arbeta strukturerat och att ha tydliga rutiner för hantering av kunddata.

Alla i ett företag arbetar med kunddata varje dag och rätt använd kan denna skapa ett enklare och effektivare sätt att driva företaget. Om man är medveten om fördelarna med att ha kontroll på sin kunddata är det också enklare att kommunicera detta i sin organisation.

Kunddata får aldrig vara personberoende. Den information du har om kunden och kundrelationen får inte bara försvinna då en VD slutar eller en säljare byter företag. Ofta är kunskapen om detta låg och kan bli en het fråga i styrelserummet. ”Har vi kvar all data i våra system eller börjar vi om från noll varje gång vi byter personal?”

Du som sitter i styrelserummet borde ha en strategi för hur företaget säkrar och arbetar med kunddata och processer för att behålla det immateriella värdet i bolaget intakt.

GDPR sätter regler för din kunddata

GDPR sätter nya regler för hur vi som företag respekterar och hanterar den kunddata vi har. Det krävs en rad policys och dokument som säkerställer att man följer lagen. Ofta krävs ett registerunderlag som skall dokumenteras och följas upp, ett biträdesavtal och en rad andra rutiner och regler för hur detta hanteras.
I Project Office har vi byggt in ett sätt att hantera detta och med rutiner för när en person vill att data raderas.

Så kan du skapa en affärsprocess som säkrar kunddata och bygger ditt företags värde

Här hittar du en handfull tips som kan hjälpa ditt företag att ta hand om kunddata, kvalitetssäkra avtal, öka lönsamheten och accelerera tillväxten.

1. Ta hand om din kunddata och bygg ditt företags värde

Ditt företags kunddata är det viktigaste du har. Det är den information du bygger upp varje dag och blir en viktig del i ditt arbete med din kund. Att ha rutiner för att lagra kontaktinformation, anteckningar, dokument löpande och framförallt information om vad som sades vid senaste kontakten är avgörande för ditt arbete.

Det är viktigt att förstå att denna kunddata är företagshemligheter som bygger ett immateriellt värde i företaget och att denna information inte får vara personberoende. Alla medarbetare skall förstå varför och vara med och bygga detta, varje dag. Självklart krävs även rutiner för att hantera personuppgifter på ett korrekt sätt enligt GDPR. 

- Vi föreslår att du tar en titt på den data du har, vad du kan göra av den och hur du skapar rutiner för att kvalitetssäkra den nu och framöver. I Project Office lägger du in allt du vet om din kund, tillgänglig för alla för alltid.

Lär dig mer om hur du kan ta hand om din kunddata

2. Skapa e-signerade digitala offerter

Att kvalitetssäkra de avtal du tecknar kan ses som en självklar sak, men det är en sak som det slarvas med. Att en offert skall skrivas under eller e-signeras kan ses som onödigt, speciellt som om man tycker sig redan ha ett muntligt avtal som borde räcka – det gör det sällan. Kom ihåg att det är avtalet som reglerar vad och hur du får betalt. Avtalsinformation ska vara tillgänglig för alla som är inblandade i projektet och kan sedan ligga till grund för kommande offerter.

Otydliga överenskommelser skapar ofta problem och det som sades på ett möte kanske inte alltid uppfattades lika av båda parter. Detta skapar en dålig kundrelation och gör att projektet riskerar att få en dålig start.

"  Vi föreslår att du skapar regler och rutiner för vad som krävs för att ett avtal skall vara lagligt och korrekt. Våga vara lite besvärlig och be om ett signerat avtal innan jobbet påbörjas. Om du använder Project Office får du signeringen direkt i systemet, snabbt och säkert."

Se hur digitala signeringen fungerar

3. Skapa lönsamma projekt redan i offertläget

Självklart vill du att dina projekt skall vara lönsamma. Men hur håller du koll på att de är det? I ett projekt finns det givetvis många ingångsvärden som påverkar detta. I offerten vet du vad du får betalt men inte vilka kostnader som skall tas för att leverera projektet. I Project Office vet du redan i offertläget hur mycket tid som skall levereras och vad du kommer att tjäna på projektet om allt går som planerat. När du kör igång projektet vet du vilken tid ni har på er för att leverera.

Givetvis är det viktigt att löpande följa projektet så att ni i varje led gör rätt saker och lägger rätt tid. Då blir det även enkelt att se var ni är effektiva och lönsamma men även var ni enligt avtalet kan ta extra betalt.

- Vi föreslår att du redan i prislistan och i offertläget börjar funderar på hur ni skapar lönsamma projekt. Hur ser intjäningen ut för konsulttid eller en produkt? Fundera på om de produkter du levererar ger den lönsamhet som du önskar. Och du, kom ihåg, den säljtid som säljaren lagt för att få ett uppdrag är också en kostnad i projektet. 

Lär dig mer om projekt och lönsamhet.

4. Öka tempot i faktureringen

Det är viktigt att fakturera så fort som möjligt i ett projekt, inte minst när man jobbar med ansträngd likviditet. Därför är det viktigt att det är enkelt att alltid ta fram ett korrekt fakturaunderlag.

Med Project Office får du en bättre överblick på alla dina upparbetade timmar, material, maskintimmar andra delar som löpande belastar projektet. Varje tidregistrering och material skapar ett underlag som du tar ställning till om det skall faktureras. Allt är klart och du slipper leta bland olika system, pärmar, material, maskintimmar och priser, vilket i sin tur leder till att du inte missar några timmar, kostnader eller påslag på dina fakturor. Full koll på det som görs helt enkelt.

Kopplar du programmet till ditt ekonomisystem kan du dessutom fakturera med några få klick!

Lär dig mer om snabb fakturering

5. Gör en lönsamhetsanalys för projektet

Hur gick projektet i slutändan? Resultatet av ditt arbete blir en projektanalys som svarar på hur rätt säljarens ursprungspris var, hur ni levererade projektet och hur lönsamma ni var på sista raden.

De frågor som du kan tänka på är:

• Var offerten rätt prissatt?
• Levererades de timmar eller produkter som säljaren offererat?
• Hur effektiv var den personal som arbetade i projektet?
• Vad kan förbättras inför nästa projekt?