Flera smarta funktioner

Användbara funktioner

I Project Office hittar du flera användbara funktioner som förenklar ditt arbete.

Kundinformation

Kundkortet

På kundkortet hittar du all kundinformation du har på en kund. Det handlar om aktiviteter och processer inom försäljning, offerter, projekt, ekonomi osv.

Taggar

Med funktionen taggar sätter du etiketter på dina kunder eller kontaktpersoner utifrån se taggar du känner är relevanta. Det kan vara A-kund, Prospekt, Kund, Serviceavtal. Du definierar själv vilka taggar du vill använda.

Project Office hjälper dig att följa lagen m a p personuppgifter. T ex finns stöd för att enkelt ta bort personuppgifter om en privatperson begär radering enligt artikel 17.

Bearbetningslistor

En bearbetningslista är en lista som du skapar utifrån olika egenskaper som t ex sökord eller taggar, tex A-kunder. En bearbetningslista använder du för att strukturerat gå igenom och kontakta en målgrupp i samband med en aktivitet eller en kampanj för att uppnå ett mål.

E-signering

I ditt säljarbete kan du med e-signering säkerställa att du har ett påskrivet avtal och på så vis få en kvalitetssäkrad sälj- och projektprocess. Du kan t ex begära att varje steg i en process skall signeras.

Aktivitetslogg

En aktivitetslogg finns för flera olika processer som sker i systemet. Allt sparas och skapar en digital signatur som visar vem som gjort vad när.

Grupp SMS

Med grupp-SMS kan du skicka meddelanden till era kunder utifrån en lista eller till en eller flera enskilda kontakter.

Nyhetsbrev

Skapa din utskickslista och skicka nyhetsbrevet via din mailklient. Du kan även skicka nyhetsbrev via det mer funktionsrika nyhetsbrevssystemet som finns i Site Server, www.siteserver.se

Dokument

Viktiga dokument skall vara tillgängliga. Du kan spara och hantera dina dokument där de behövs – t ex på kunden, projektet eller offerten. Alla dokument finns tillgängliga för alla.

Anteckningar

Det är viktigt att spara anteckningar för framtiden. Inga gula kom-i-håg-lappar som försvinner. Du minns alltid det viktigaste om kunden, mötet, projektet, och allt annat som gör er till den bästa leverantören för er kund.

Försäljning

Säljprocessen

Säljprocessen hanterar alla dina aktiviteter med din pågående kundberarbetning - från första kontakt till möten, offerter och fakturor. Du bestämmer själv hur långt du anser att processen kommit i procent. Bl a får du påminnelser som hjälper dig driva försäljningsarbetet framåt.

Offertmallar

Du kan ha flera olika offertmallar beroende på vem eller vad du skall offerera. Med en snygg och tydlig offert imponerar du på kunden med ett professionellt intryck. Mallarna skapar du själv eller med hjälp av oss enligt dina önskemål.

Förkalkyl

I ditt säljarbete är det viktigt att veta vilket förväntat resultat det du offererar skall ge. Är det lönsamt med den personal/resurs du tänkt dig eller har du räknat för snålt eller givit för mycket rabatt. Lönsamheten ser du i förkalkylen  innan du skickar offerten.

Säljmål

Du sätter själv de säljmål som ni skall uppnå. Det kan vara t ex antalet offerter, kundmöten eller offertvärde. Du ser hur ni ligger till på vecko- eller månadsbasis.

Timbank

En kund med en timbank är en kund som du gör uppdrag till löpande men, vill inte fakturera varje liten timme. Kunden har tex 100 timmar i sin timbank och du kan då lätt debitera timbanken istället.

Säljutskick

Det är viktigt att inte glömma kunder som kanske inte alltid är de mest aktiva. Med säljutskick skapar du möjligheten att skicka ut ett mail till valda kunder för att skapa t ex merförsäljning.

Offertstatus

Du skapar och hanterar din offertprocess genom att definiera era processteg. Det kan tex "Offerter", "Offert godkänd", " Avböjd". Oavsett finns alla gjorda offerter sparade i systemet.

Prislistor

Artikelprislista hämtas via API eller läggs upp manuellt. Du definierar och prissätter själv de artiklar du skall ha med i offerten. Prislistan kan vara individuell för kunden.

Avtalsvillkor

På din offert är det viktigt att du definierar enligt vilka villkor du levererar uppdraget på. Det kan vara leveransvillkor eller andra villkor. Du administrerar detta själv.

Försäljningsstatistik

Varje säljare har sin säljsida där man enkelt kan se offertvärde, antal offerter och avböjda offerter. Du kan också följa offerter närmast deadline, statistik och uteliggande offerter.

Tvåfaktorautensiering

Med tvåfaktorautensiering säkerställer du att signeringen av offerten görs på ett säkert sätt.

Projekt

Projektstatus

Du skapar och hanterar din projektprocess genom att definiera era processteg. Det kan vara tex "Beställning" eller "Projekt pågående" eller "Avslutade projekt". Oavsett finns alla projekt sparade i systemet.

Projektgrupp

Med en projektgrupp skapar och tilldelar du resurser till. Projektgruppen kan sedan alltid vara den som hanterar en viss kund.

Schemalagt återkommande projekt

Du kan enkelt lägga upp uppdrag som skall utföras återkommande, tex service, städuppdrag eller likande. Varje resurs får t ex varje dag eller vecka sina uppdrag tilldelade som de arbetar emot. Dessa uppdrag återkommer enligt den rutin som beställts.

Löpande avtal

Ett löpande avtal är ett avtal som löper på dag, månad eller år. I systemet får du koll på vilka löpande avtal en kund har och hur mycket avtalen är värda hos en kund. Information om avtalen kan t ex även hämtas från externa ekonomisystem. Avtalshanteraren kan generera fakturaunderlag och påminnelser.

Ekonomi

Delfakturering

Ett projekt har många delar. Där kan du enkelt dela upp faktureringen i de delar du själv önskar och som du kommit överens med kunden om. Antalet fakturatillfällen bestämmer du själv. Tex kan en förfaktura på 50 % vara lämpligt.

Avtalshantering

I avtalshanteringen kan du lägga in alla dina löpande avtal och även påminnelser som när avtalet skall förnyas och de regler som avtalet omfattas av, tex bindningstid, uppsägningstid och om systemet själv skall generera fakturaunderlag.

Tid

Att du registrerar din tid är avgörande så att ni får betalt för det ni gör. Du registrerar din tid direkt mot ett uppdrag eller lägger in din tid på kunden för fakturering.

Kvar att fakturera

I din organisation är det kanske viktigt att få kontroll på vad vi har kvar att fakturera totalt sett. Om du använder delfakturering och planerat din fakturering har du underlag på vad som är kvar att fakturera ut. Sammanställningen visar detta.

Arbetsfördelning

I din projektorganisation har du ett antal resurser med en viss debiteringsgrad. I systemet får du koll på beläggningsgrad för dina resurser i de projekt som finns inplanerade och hur lång leveranstid dessa har. Dvs vad kan säljaren lova för leveranstid i sin kundkontakt eller, behöver vi rekrytera mer personal pga. för lång leverans tid?

Övriga funktioner

Företagsanteckningar

Detta är anteckningar som ligger centralt på ditt företag. Dessa kan innehålla listor eller säljmanus.

Användare

Användare hanteras centralt i systemet och varje användare får en inloggning. För en användare hanteras olika behörigheter men också t ex vilken kostnad som användaren belastar projekten med.

Egen data

I systemet finns möjlighet att hämta in data från externa källor som gör att du får all din information samlat på ett ställe.

Kundzon

Har du ett avropsavtal kan kunden t ex beställa uppdrag direkt i kundzonen men även se sitt timbankssaldo.

Kundanpassade moduler

Vi kan tillsammans med dig bygga anpassade moduler som bara du har. Kontakta oss så diskuterar vi detta med dig.